SIAKAD di Universitas Negeri Surabaya (UNESA)

Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) adalah sistem untuk melakukan pengolahan data dan proses kegiatan akademik yang melibatkan seluruh lingkup universitas yaitu mahasiswa, dosen, bagian administrasi, bagian keuangan dan data lainnya. Kegiatannya yaitu seperti melakukan proses administrasi mahasiswa,  transaksi belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi akademik ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik. Proses pengolahan data keuangan tersebut dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Dalam arti lain Sistem Informasi Akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk keperluan pengeloaan data-data Akademik dengan melakukan penerapan teknologi komputer baik ‘hardware’ maupun ‘software’, ‘hardware’ (perangkat keras) adalah peralatan-peralatan seperti komputer (PC maupun Laptop), Printer, CD ROM, HardDisk, Handphone dan sebagainya. Sedangkan ‘Software’ (perangkat lunak) merupakan program komputer yang memfungsikan ‘hardware’ tersebut, sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil keputusan atau top manajemen di lingkungan perguruan tinggi. Dalam era globalisasi yang maju dengan pesat saat ini, manusia membutuhkan informasi yang dapat diakses harus bisa dengan cepat didapatkan serta dengan cara yang efisien agar tidak merepotkan. Jika pencarian informasi yang dibutuhkan  dilakukan dengan cara tradisional yaitu seperti melalui kertas maka tidak akan cukup efisien karena hal itu sangat merepotkan dan akan menambah resiko berlebihan dalam penggunaannya. Kegiatan pengelolaan sistem akademik, seperti pengelolaan database mahasiswa, pengelolaan mata kuliah, nilai akademik, nilai kelakuan mahasiswa, manajemen peringatan, profil/trend, atau masalah pelaporan, seperti laporan statistik, rekapitulasi, dan sebagainya merupakan kegiatan yang faktor rutinitasnya cukup besar dan pengerjaannya harus dilakukan secara teliti jika tidak akan menimbulkan resiko yang sangat merugikan semua pihak, sehingga rentan terjadi kesalahan, mudah terjadi in-efisiensi, dan kerepotan jika tidak menggunakan alat bantu. Oleh sebab itu dengan menerapkan Sistem Informasi Akademik yang berbasis internet ini akan sangat membantu memudahkan dan mengefesiensi kegiataan administrasi mahasiswa, dosen, dan staf lainnya. Berdasarkan pada pengertian akademik di atas, maka sistem informasi akademik adalah segala macam hasil interaksi antara elemen di lingkungan akademik untuk menghasilkan informasi yang kemudian dijadikan landasan pengambilan keputusan, melaksanakan tindakan, baik oleh pelaku proses itu sendiri maupun dari pihak luar (Agustin, 2012).


Sistem informasi akademik tersebut dibuat untuk memberikan informasi akademik yang dibutuhkan secara akurat, efisien, cepat, dan tepat waktu. Idealnya sistem informasi seharusnya dapat memberikan informasi yang lebih dari sekedar memberikan informasi nilai dan kontak mata kuliah saja, melainkan sistem informasi akademik dapat berisi mengenai jadwal kuliah dan jadwal ujian, SAP mata kuliah, perivikasi pembayaran uang kuliah, pendaftaran ulang dan pengisian KRS online, pendaftaran sidang dan wisuda, forum diskusi sampai lowongan pekerjaan. Pada era sekarang ini sistem informasi akademik pada umumnya sudah berbasis web (internet) yang dapat diakses dimanapun dan kapan pun, dimana semua informasi yang ada dalam sistem dapat ditampilkan dengan menggunakan media Internet. Dari penjelasan diatas sudah banyak sekali Universitas di Indonesia yang menerapkan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) salah satunya yaitu Universitas Negeri Surabaya yang menerapkan salah satu Sistem Informasi dan Internet berupa Sistem Informasi Akademik Universitas Negeri Surabaya (SIAKAD UNESA) yang dapat diakses di www.siakad.unesa.ac.id. Beberapa hal yang umumnya bisa didapat dari sistem informasi akademik antara lain adalah informasi tentang proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), pembuatan kurikulum, pembuatan jadwal kuliah, pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), pengisian nilai, pengelolaan data dosen & mahasiswa. Sistem Informasi ini mempunyai keunggulan yang dapat mempermudah kegiatan administrasi yang dilakukan oleh mahasiswa, dosen, dan staf lainnya. Sistem Informasi Akademik Universitas Negeri Surabaya (SIAKAD UNESA) bertujuan untuk memberikan informasi tentang kepentingan akademik.

Misalnya : data mahasiswa yang dibutuhkan, KRS (Kartu Rencana Studi), KHS (Kartu Hasil Studi), laporan nilai mahasiswa, dll. Sistem informasi akademik dapat diakses dan dimanfaatkan oleh umum dan civitas akademika, mulai dari mahasiswa, dosen, staf BAAK, staf keuangan, hingga pimpinan atau manajemen.

Biasanya pengelolaan data mahasiswa yang di input melalui Sistem Informasi Akademik Universitas Negeri Surabaya (SIAKAD UNESA) antara lain :

• Data Mahasiswa 
• Data dosen 
• Data Mata Kuliah 
• KRS (Kartu Rencana Studi) 
• Daftar Nilai Mahasiswa 
• Data mahasiswa yang sudah lulus 
• Data Keuangan 
• Sedangkan pengelolaan data mahasiswa yang di output melalui Sistem Informasi Akademik Universitas Negeri Surabaya (SIAKAD UNESA) antara lain :
• Daftar nama mahasiswa 
• Daftar nama dosen 
• Jadwal Kuliah 
• KHS (Kartu Hasil Studi) 
• Absen Mahasiswa 
• Daftar Nama Wisudawan 
• Data mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan

Manfaat SIAKAD

Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi secara internet jadi dimanapun mahasiswa tersebut berada jika ingin mencari informasi tentang akademik dapat langsung mengaksesnya di web yang telah disediakan oleh Universitas masing-masing.

Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data sehingga bagian administrasi tidak perlu repot-repot melayani mahasiswa yang begitu banyak untuk mencari informasi akademik karena dapat diakses langsung melalui web yang telah disediakan.

Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi Akademik menggunakan database yang tersimpan didalam komputer sehingga hal tersebut dapat mengurangi kejadian hilangnya arsip-arsip penting yang dibutuhkan karena sudah tersimpan di dalam komputer.

Melakukan Update informasi antara bagian administrasi akademik maupun dengan bagian keuangan yang merupakan validasi untuk status mahasiswa sehingga dapat melakukan kegiatan belajar mengajar, dimana terjadi interaksi data secara langsung tanpa memerlukan update data secara manual. Update data dari Sistem Keuangan dan Sistem Akademik merupakan proses penting dimana proses ini mengupdate status mahasiswa dalam interval waktu tertentu sehingga hal tersebut dapat mengurangi kesalahpahaman antara pihak mahasiswa, bagian administrasi, dan bagian keuangan.

Kemudahan bagi pengajar untuk melakukan kegiatan belajar mengajar dimana pada komponen Front End Web dan komponen Back End Web dapat membantu para pengajar untuk menyampaikan informasi secara on-line dan menerima informasi secara on-line dari mahasiswa
Pada sistem ini dapat mereduksi waktu yang dilakukan pada Sistem Akademik secara manual sehingga waktu yang dibutuhkan bisa di minimalisirkan dan mengurangi pemborosan waktu

Pengolahan data keuangan yang lebih efektif dengan menggunakan aplikasi yang dapat mendukung proses keuangan dan proses kepegawaian sehingga pegawai tidak perlu lagi melakukan pengolahan data keuangan dengan cara yang manual karena hal tersebut memilii banyak resiko yang dapat merugikan semua pihak yang terkait.